Planlægning er som at kigge ind i krystalkugle. Vi skal være lidt spåkoner. Derfor handler det om at give dine forudsætninger, eksterne afhængighedsforhold og ikke mindst antagelser fuld opmærksomhed inden du kaster dig ind i detailplanlægningen. – Se projekt-case til sidst i artiklen.
Lad os se på de tre begreber og hvordan de skal håndteres.
Forudsætninger
- er forhold, som vi forventer er på plads. Noget som vi er afhængig af, men som vi ikke har tænkt, at vi skal udvikle eller opbygge i vores projekt. Vi kan altså inden vi går i gang tjekke, at den pågældende forudsætning er på plads.
Men det forudsætter at vi er helt klare over hvad vi egentlig forudsætter. Så vi ikke står senere i projektet og siger ”ja men jeg troede altså at…”
Det kunne fx være, at du inden du påbegynder projektet forudsætter:
Igangsæt ikke projektet
Lidt firkantet kan man sige: Hvis der er forudsætninger, der ikke er på plads, så lad dog være at sætte gang i projektet.
Husk også løbende at tjekke at forudsætningerne fortsat er på plads!
Man kan være fristet til at ’antage’, at det når nok at komme på plads!
Men så er vi i gang med et helt nyt begreb:
Antagelser
- er forhold, som vi antager vil være på plads, men som vi kan påvirke og holde øje med. Vi har altså besluttet at gå i gang, da vi antager, at det er noget vi kan skabe kontrol over og få på plads i løbet af projektet.
Det kunne fx være, at du antager:
Husk også, at alle antagelser giver anledning til en risiko. Som bør analyseres, håndteres og dokumenteres.
Der vil altid være antagelser. Men overvej om du trods alt er ved at have fået slæbt for mange sammen, så den samlede risiko bliver for stor!
Antagelser er roden til problemer.
Men du kan måske gøre noget ved det:
Kan vi påvirke hvordan lovgivningen kommer til at se ud?
Kan du følge produktiviteten tæt, og måske gøre noget ved den, hvis den svigter?
Eksterne afhængighedsforhold
- er produkter og leverancer som vi er afhængige af at andre, eventuelt andre projekter, kommer med og leverer til os i løbet af vores projekt. Det er forhold, som vi ikke har kontrol over i vores projekt. Vores projekt vil ofte gå i stå eller forsinkes, hvis de eksterne leverancer svigter eller forsinkes.
Det kunne fx være, at du har eksterne afhængigheder som:
Du bør kontrollere eventuelle eksterne afhængigheder for at sikre, at der ikke er ændret i omfang, beskrivelse, kvalitet af produkterne, som du forventer at modtage eller ændret i leveringstid.
Husk at informere om og dokumentere de eksterne afhængigheder, som en del af beskrivelsen af planen.
Worst case går dit projekt i stå
Afhængig af karakteren af det eksterne afhængighedsforhold, kan du risikere, at dit projekt ikke kan komme videre og går i stå indtil den eksterne leverance dukker op. Eller at dit projekt forsinkes, hvis leverancen er utilstrækkelig.
PRINCE2®-metoden
- har fat i disse tre begreber, men er ikke særligt eksplicit omkring dem. Den mangler underbyggende forklaringer og eksempler.
For at imødegå at projektledere, der er nye ift. PRINCE2, går på gaden med en snæver teoretisk indsigt, bruger vi tid til at gå bag om PRINCE2-metoden, og forstå sådanne forhold på kurset ”Lær PRINCE2 Ordentligt”. Derved øges udbyttet af PRINCE2-metoden.
En case
Jeg arbejdede på et tidspunkt for en offentlig styrelse, der var ved at klargøre deres forretningsprocesser til en ny lovgivning, der var baseret på EU-lovgivning. De havde gjort sig en række forudsætninger. Jeg spurgte, hvor de havde dokumenteret dem, svaret var ”Det er mest noget vi taler om ved kaffemaskinen”. Dét var problem nr. 1. De havde faktisk så mange forudsætninger i luften, at projektet ikke ville kunne komme i gang før end det var for sent. Vi fik ’konverteret’ en del af forudsætningerne til ’antagelser’ som vi kunne belægge med en risiko. Så de var heller ikke rare. Men vi kunne påvirke antagelserne, herunder deres risiko. Det viste sig nemlig, at styrelsen havde gode muligheder for politisk at påvirke hvordan lovgivningen kom til at se ud. Projektets indhold blev stærkt ændret, idet der nu også skulle arbejdes med at påvirke lovgivningen. Projektet forblev risikofyldt, men nu kom det i gang, og kunne levere til tiden.
En let case?
Var der noget med en letbane, der havde en antagelse om at myndigheds godkendelsen nemt kom på plads? – men som tilsyneladende glemte at tjekke op på det. Heller ikke risikoen for forsinkelse af godkendelsen blev håndteret, herunder en vurdering af at konsekvensen ville være en udskydelse af sluttidspunktet for hele projektet.. – Eller er det bare en Aarhus-historie?
”Lær PRINCE2 Ordentligt”: www.pr2.dk/uddannelse
© John A. Hunderup – PR2 – December 2017
Forudsætninger
- er forhold, som vi forventer er på plads. Noget som vi er afhængig af, men som vi ikke har tænkt, at vi skal udvikle eller opbygge i vores projekt. Vi kan altså inden vi går i gang tjekke, at den pågældende forudsætning er på plads.
Men det forudsætter at vi er helt klare over hvad vi egentlig forudsætter. Så vi ikke står senere i projektet og siger ”ja men jeg troede altså at…”
Det kunne fx være, at du inden du påbegynder projektet forudsætter:
- at lovgivningen er færdigbehandlet og besluttet
- at en bestemt infrastruktur er til rådighed
- at byggegrunden er indkøbt
Igangsæt ikke projektet
Lidt firkantet kan man sige: Hvis der er forudsætninger, der ikke er på plads, så lad dog være at sætte gang i projektet.
Husk også løbende at tjekke at forudsætningerne fortsat er på plads!
Man kan være fristet til at ’antage’, at det når nok at komme på plads!
Men så er vi i gang med et helt nyt begreb:
Antagelser
- er forhold, som vi antager vil være på plads, men som vi kan påvirke og holde øje med. Vi har altså besluttet at gå i gang, da vi antager, at det er noget vi kan skabe kontrol over og få på plads i løbet af projektet.
Det kunne fx være, at du antager:
- hvordan lovgivningen kommer til at se ud, når den er endeligt besluttet
- et givent niveau af produktivitet for dine projektmedarbejdere
- en forventet omkostning til indkøb i projektet
Husk også, at alle antagelser giver anledning til en risiko. Som bør analyseres, håndteres og dokumenteres.
Der vil altid være antagelser. Men overvej om du trods alt er ved at have fået slæbt for mange sammen, så den samlede risiko bliver for stor!
Antagelser er roden til problemer.
Men du kan måske gøre noget ved det:
Kan vi påvirke hvordan lovgivningen kommer til at se ud?
Kan du følge produktiviteten tæt, og måske gøre noget ved den, hvis den svigter?
Eksterne afhængighedsforhold
- er produkter og leverancer som vi er afhængige af at andre, eventuelt andre projekter, kommer med og leverer til os i løbet af vores projekt. Det er forhold, som vi ikke har kontrol over i vores projekt. Vores projekt vil ofte gå i stå eller forsinkes, hvis de eksterne leverancer svigter eller forsinkes.
Det kunne fx være, at du har eksterne afhængigheder som:
- Et infrastrukturprojekt der skal levere servere, netværk og kabler til dit projekt
- Et uddannelsesprojekt der bl.a. skal levere uddannelse til dit projekts produkter
- Et it-projekt der skal levere en it-løsning, som dit uddannelsesprojekt skal bruge
Du bør kontrollere eventuelle eksterne afhængigheder for at sikre, at der ikke er ændret i omfang, beskrivelse, kvalitet af produkterne, som du forventer at modtage eller ændret i leveringstid.
Husk at informere om og dokumentere de eksterne afhængigheder, som en del af beskrivelsen af planen.
Worst case går dit projekt i stå
Afhængig af karakteren af det eksterne afhængighedsforhold, kan du risikere, at dit projekt ikke kan komme videre og går i stå indtil den eksterne leverance dukker op. Eller at dit projekt forsinkes, hvis leverancen er utilstrækkelig.
PRINCE2®-metoden
- har fat i disse tre begreber, men er ikke særligt eksplicit omkring dem. Den mangler underbyggende forklaringer og eksempler.
For at imødegå at projektledere, der er nye ift. PRINCE2, går på gaden med en snæver teoretisk indsigt, bruger vi tid til at gå bag om PRINCE2-metoden, og forstå sådanne forhold på kurset ”Lær PRINCE2 Ordentligt”. Derved øges udbyttet af PRINCE2-metoden.
En case
Jeg arbejdede på et tidspunkt for en offentlig styrelse, der var ved at klargøre deres forretningsprocesser til en ny lovgivning, der var baseret på EU-lovgivning. De havde gjort sig en række forudsætninger. Jeg spurgte, hvor de havde dokumenteret dem, svaret var ”Det er mest noget vi taler om ved kaffemaskinen”. Dét var problem nr. 1. De havde faktisk så mange forudsætninger i luften, at projektet ikke ville kunne komme i gang før end det var for sent. Vi fik ’konverteret’ en del af forudsætningerne til ’antagelser’ som vi kunne belægge med en risiko. Så de var heller ikke rare. Men vi kunne påvirke antagelserne, herunder deres risiko. Det viste sig nemlig, at styrelsen havde gode muligheder for politisk at påvirke hvordan lovgivningen kom til at se ud. Projektets indhold blev stærkt ændret, idet der nu også skulle arbejdes med at påvirke lovgivningen. Projektet forblev risikofyldt, men nu kom det i gang, og kunne levere til tiden.
En let case?
Var der noget med en letbane, der havde en antagelse om at myndigheds godkendelsen nemt kom på plads? – men som tilsyneladende glemte at tjekke op på det. Heller ikke risikoen for forsinkelse af godkendelsen blev håndteret, herunder en vurdering af at konsekvensen ville være en udskydelse af sluttidspunktet for hele projektet.. – Eller er det bare en Aarhus-historie?
”Lær PRINCE2 Ordentligt”: www.pr2.dk/uddannelse
© John A. Hunderup – PR2 – December 2017
