Den anden artikel handler om hvordan du kan komme igang med at samle erfaring, når kravet for at arbejde som projektleder netop er erfaring. Kort sagt: Hvordan kan du begynde at suge erfaring til dig.
Se oversigt over alle artiklerne her.
Se oversigt over alle artiklerne her.
En væsentlig kompetence for en projektleder er erfaring med projektformen. Erfaring efterspørges derfor typisk af arbejdsgivere, der skal ansætte projektledere.
Du kan ikke få et job som projektleder uden at have erfaring. Omvendt kan du tænke, at du bliver nødt til arbejde som projektleder netop for at opnå erfaring som projektleder.
Når du er ny i forbindelse med projektledelse kan det derfor se lidt håbløst ud.
Men der er veje at gå:
Mulige veje ind i projektverdenen
Det du skal gøre, i første omgang, er at finde veje ind i projektverdenen og suge erfaringer og erkendelser til dig, uden at du løfter jobbet som projektleder.
Her følger nogle mulige veje du kan følge for at skaffe dig erfaringer fra projektverdenen:
Trainee
Det er de færreste virksomheder, der vil sætte en ny uprøvet projektleder på et projekt med direkte kontakt til deres kunder.
En måde at komme i gang er derfor at komme lidt inden for dørene ved at arbejde under vingerne af en erfaren projektleder.
Du kan derfor lede efter jobmuligheder, hvor du kunne blive ”føl” for en garvet projektleder, der kan lære dig håndværket.
Inden for nogle brancher fx reklamebranchen eller modebranchen, er det normalt, at du starter i en junior eller assistent rolle. Det er også en god måde at suge til sig.
Flere af særligt de store konsulentvirksomheder har trainee stillinger, hvor du fx som nyuddannet får mulighed for at skaffe dig kompetencer.
Tip: Søg på ”+trainee +projekt”.
Projektsupport rolle
I nogle organisationer anvender man en projektsupport funktion, der udgør en administrativ støtte til projektlederen.
Her vil du fx kunne arbejde med opfølgning på og opdatering af planer, kontakt til controller, logistikarbejde (holde styr på produkterne), interessenthåndtering (ikke de mest vigtige interessenter), ressource forespørgsler, herunder kontakter med linieledelsen.
I denne funktion kan der være rigeligt med udfordringer. Du kan begynde at fornemme, om du ”kan tage mosten”, om det egentlig er noget for dig og om du trives i projektverdenen.
Tip: Søg på ”projektassistent”, ”projektsupport” eller ”projektkoordinator”.
Teamleder rolle
Som teamleder har du ansvaret for en mindre gruppe af specialister, som arbejder som projektdeltagere, og du er typisk selv en af specialisterne. Du har måske blot en uformel rolle, du er den som man spørger efter i teamet. Eller du kan formelt være udnævnt til rollen.
Det er en rigtigt god vej at prøve kræfter som teamleder, inden du bliver projektleder.
Det er heller ingen skade til, at du har oplevet hvordan det er at arbejde under en projektleder og kender forholdene i teamet. Det vil komme dig til gode den dag du selv måtte blive projektleder.
Du vil se at projektlederen arbejder med meget andet end planer, styringsopgaver og metoder, men at lederskab er en væsentlig kompetence og en del af dagligdagen for projektlederen.
Som teamleder kan du prøve at påtage dig mere ansvar, og dermed begynde at træde i karakter som mulig projektleder.
Hvis du ikke har rollen formelt, kunne du arbejde mere uformelt ved at tilbyde din projektleder hjælp med at koordinere projektdeltagerne i dit team. Mange projektledere vil være dig taknemmelig, hvis du gør det godt. Projektlederen har nemlig ofte rigeligt at se til.
Fx kan du:
- Tilbyde at overtage noget planlægning omkring dit teams indsats. Vent ikke på at din projektleder ruller planen ud. Mød eventuelt op med en plan og søg godkendelse fra din projektleder.
- Deltage proaktivt i risikostyringen. Identifikation af risici følger direkte af, at du begynder at arbejde med planlægningen.
- Vis din projektleder, at du ikke kun kan identificere risici proaktivt, men at du også kan vurdere og styre dem efter samråd med din projektleder.
- Bidrage med at holde et godt øje med afhængigheder mellem dit team og andre teams. Du kan evt. tage initiativ til at koordinere i en gruppe af teamledere.
Snus til styregruppearbejdet
- Prøv at få lov til at deltage i Styregruppemøder, blot som lytter.
- Evt. kan du være den ekspert, der kan stilles fagspecifikke spørgsmål til på styregruppemødet.
- Prøv at lade din rolle vokse langsom fra ”jeg tænker kun på mit team” til ”mit team indgår i en helhed i projektet”.
Erfaringer som frivillig projektleder
Meld dig eventuelt ind i en NGO og tag fat. Forvent dog at mange NGOer er blevet mere professionelle.
Måske er det den årlige fest i håndboldklubben, deltagelse i planlægning af en musikfestival el.l., som kan bibringe dig de første erfaringer med projekter. Pas dog på at sikre dig, at det reelt er opgaver der har projektkarakter som du arbejder med – se nedenfor om hvad der er projekter og hvad der ikke er det.
Selv i meget små projekter vil du kunne møde mange af de samme problemstillinger: Planlægning, re-planlægning, afstemning med interessenter, afklaring og fremskaffelse af ressourcer, risikostyring, styring af ændringer, forhandlinger, indgåelse af aftaler, sammensætning og facilitering af teams, etc.
Vær opmærksom på hvad du bliver målt på
Når du forsøger at nærme dig projektlederjobbet gennem en rolle som fx teamleder, projektkoordinator, projektsupportmedarbejder eller lignende, skal du tænke over, hvad man ville se efter hos dig for at gøre dig til projektleder.
Derfor et par råd om, hvad du kan forvente at du bliver målt på.
Det kunne fx være:
- Din evne til at tage en overvejet beslutning.
- Din evne til at kommunikere med projektdeltagere og på tværs i organisationen.
- Din evne til at planlægge din egen tid. Hvis du ikke kan planlægge egen tid, hvordan skal man så kunne forvente at du kan planlægge andres tid.
- At du tager ansvar for dine beslutninger. Det kan være ok med en forkert beslutning, men tag ansvaret.
Overvej løbende hvad du vil blive målt og vejet på for at kvalificere dig til jobbet som projektleder.
Der er projekter - og så er der projekter
Vær opmærksom på, at der er meget der kaldes projekter og som ikke er det i den sammenhæng, vi taler om her. Det skal du vide, når du søger at blive involveret i projekter, der kan give dig erfaring, og når du skal beskrive din erfaring ved ansøgning af projektlederjobs.
Eksemler på opgaver, der ikke er projekter:
- en projektopgave på dit studie – en gruppeopgave bliver ikke til et projekt selv om ordet ”projekt” bruges
- at bygge din egen carport – selv om du omtaler det som vores ”Carport projekt” – så er det ikke et projekt
- ”Projekt: Færre rygere på vores uddannelsessted” – er typisk en ”indsats” og ikke organiseret som et projekt, men kunne dog godt være det
Søg opgaver der ses som projekter i virksomhedssammenhæng. Fx er projekter karakteriseret ved at disse parametre er mere eller mindre i spil – jo mere de er, jo mere er det et projekt vi har fat i:
Opgaven har projektkarakter, hvis opgaven:
- medfører en forandring som en del af, eller som resultat, af opgaven
- er midlertidig
- er tværfunktionel, dvs. flere afdelinger i virksomheden er involveret
- er unik – dvs. ikke noget som virksomheden gør ofte, dvs. klart ikke drift
- er forbundet med en vis usikkerhed
Vær ydmyg – og hav tålmodighed
Fokusér på at komme ind i eller i kontakt med projekter, som omtalt ovenfor, for at skaffe dig erfaringer.
Du skal undgå at veje og vurdere dit udbytte for tidligt. Du skal ikke forvente, at du dagligt kan pege på hvilke erfaringer du fik samlet op den dag. Du må også i nogle tilfælde acceptere, at der er lange perioder med, hvad du kan synes er kedeligt arbejde, fx i en projektsupport funktion. Du må acceptere, at du ofte ikke får lov til at være i direkte kontakt med kunderne.
Hvis du er nyuddannet, kan du mene, at du har en masse viden og du har måske også haft et modul i projektledelse på dit studie. Men du har ikke kompetencer i at arbejde med projekter. Du kender ikke projektformen og har ikke set den i sving i praksis.
Om du så skulle ende ved kaffe- og kopimaskinen i projektlokalet, så er det såmænd ikke så tosset endda. Selv om det naturligvis ikke er ønske positionen på blot lidt længere sigt. Men du kan lytte dig ind til problemerne, hvordan de håndteres, hvordan en projektleder arbejder, hvordan samarbejdet fungerer internt i projektet og evt. mellem leverandør og kunde, hvordan projektet kommunikerer, etc.
Jeg håber, at denne artikel har givet dig lidt idéer til, hvordan du kan komme videre til at blive projektleder.
Du er meget velkomme til at kommentere på bloggen, hvis du har andre erfaringer, som du gerne vil dele, eller hvis du har kommentarer.
