Mange ser uheldigvis roller & ansvar, som der nemt kan findes beskrivelser af fx i PRINCE2®, som den umiddelbare løsning i forhold til at forbedre brugen af projekt styregrupper.
Roller & ansvar er for så vidt også en stor del af løsningen. Men erfaringen er, at hvis man ikke starter med det, der ofte har karakter af et paradigmeskift for styregrupperne, nemlig at arbejde med de grundlæggende forståelser og accept af forholdene ved projekter, deres gennemførelse og hvordan de ledes – ja, så er roller & ansvar som at ”kaste vand på en gås”.
Roller & ansvar er for så vidt også en stor del af løsningen. Men erfaringen er, at hvis man ikke starter med det, der ofte har karakter af et paradigmeskift for styregrupperne, nemlig at arbejde med de grundlæggende forståelser og accept af forholdene ved projekter, deres gennemførelse og hvordan de ledes – ja, så er roller & ansvar som at ”kaste vand på en gås”.
Hvis det skal lykkes, skal I starte her
De virksomheder der får forbedret deres styregruppearbejde, og som får værdi af det, starter med at arbejde med styregruppedeltagernes forståelse af en række helt grundlæggende forhold omkring ledelse af projekter, før end man kaster sig over at implementere roller & ansvar.
Det kan for eksempel dreje sig om at forstå, hvad er et projekt og hvad er ikke et projekt, at forstå projektformen generelt, forstå ledelse generelt af projekter, forstå forskellene mellem driftsledelse og projektledelse. Samt erkende og påtage sig særligt: Ansvar vedrørende risikostyring og ændringsstyring samt ikke mindst styregruppemedlemmernes overordnede og endegyldige ansvar (der i parentes ikke kan fjernes, uagtet hvilket ansvar der lægges på projektlederen).
Hvad der skal arbejdes med varierer naturligvis fra virksomhed til virksomhed, men ud af de mere end 50 virksomheder (offentlige og private), som jeg har arbejdet med, har det været områder som disse, der skulle bearbejdes først.
Så er vejen banet for roller & ansvar
Først når den grundlæggende forståelse er på plads, er det tid at begynde omhyggeligt at indføre strukturer for roller & ansvar.
Nu hvor der er skabt et forståelsesgrundlag blandt lederne i styregrupperne, er det også tiden at overveje indførelse af øvrige metodelementer for projektstyringen. Men det er et emne for sig.
Brug en standard
Man bør basere sig på en standard som PRINCE2, frem for at opfinde alt på ny. PRINCE2 fastlægger generelle forståelser omkring styregrupperne, den generelle ansvarsfordeling samt beskriver samarbejdet med projektlederen.
Endelig beskriver PRINCE2 enkelt og præcist de enkelte styregruppemedlemmers rolle & ansvar. Jeg har med fordel også arbejdet med supplerende vejledninger med anbefalinger for pligter & adfærd for styregruppedeltagere.
Fald dog ikke i den grøft at give styregruppedeltagerne en større, eller for dens sags skyld mindre, metodeuddannelse. Det er unødigt og giver ikke værdi.
Sådan kommer du videre med forbedring af styregruppearbejdet
De virksomheder der får forbedret deres styregruppearbejde, og som får værdi af det, starter med at arbejde med styregruppedeltagernes forståelse af en række helt grundlæggende forhold omkring ledelse af projekter, før end man kaster sig over at implementere roller & ansvar.
Det kan for eksempel dreje sig om at forstå, hvad er et projekt og hvad er ikke et projekt, at forstå projektformen generelt, forstå ledelse generelt af projekter, forstå forskellene mellem driftsledelse og projektledelse. Samt erkende og påtage sig særligt: Ansvar vedrørende risikostyring og ændringsstyring samt ikke mindst styregruppemedlemmernes overordnede og endegyldige ansvar (der i parentes ikke kan fjernes, uagtet hvilket ansvar der lægges på projektlederen).
Hvad der skal arbejdes med varierer naturligvis fra virksomhed til virksomhed, men ud af de mere end 50 virksomheder (offentlige og private), som jeg har arbejdet med, har det været områder som disse, der skulle bearbejdes først.
Så er vejen banet for roller & ansvar
Først når den grundlæggende forståelse er på plads, er det tid at begynde omhyggeligt at indføre strukturer for roller & ansvar.
Nu hvor der er skabt et forståelsesgrundlag blandt lederne i styregrupperne, er det også tiden at overveje indførelse af øvrige metodelementer for projektstyringen. Men det er et emne for sig.
Brug en standard
Man bør basere sig på en standard som PRINCE2, frem for at opfinde alt på ny. PRINCE2 fastlægger generelle forståelser omkring styregrupperne, den generelle ansvarsfordeling samt beskriver samarbejdet med projektlederen.
Endelig beskriver PRINCE2 enkelt og præcist de enkelte styregruppemedlemmers rolle & ansvar. Jeg har med fordel også arbejdet med supplerende vejledninger med anbefalinger for pligter & adfærd for styregruppedeltagere.
Fald dog ikke i den grøft at give styregruppedeltagerne en større, eller for dens sags skyld mindre, metodeuddannelse. Det er unødigt og giver ikke værdi.
Sådan kommer du videre med forbedring af styregruppearbejdet
- Skab en plan for den samlede indsats
- Forsøg at skabe commitment hos hele ledelsen – men forvent det ikke fra dag ét
- Tænk langsigtet. Der skal måske arbejdes med området i ét år eller mere
- Start med at tilføre generelle forståelser til styregruppedeltagerne, som berørt ovenfor
- Så er det tid at introducére roller & ansvar
- Kommunikér til styregruppemedlemmerne, så det er nemt for dem at få adgang til beskrivelser og vejledninger om roller & ansvar
- Skab KPIer, så der er mål for hvor langt I er nået. Fx i et antal trin af måske 1-3 måneders varighed:
- rolle er kendt
- beskrivelse af rolle og ansvar er kendt
- rolle og ansvar efterleves
- Arbejd eventuelt også med pligter & god adfærd for styregrupper
